Офис-менеджер

О компании:
Мы — динамично развивающаяся инжиниринговая компания, специализирующаяся на комплексных решениях для промышленности: подбор, проектирование, поставка, монтаж и сервис производственных линий для пищевой, фармацевтической и комбикормовой отраслей. Наш офис находится в Минске, мы активно работаем с клиентами и партнерами по всей Беларуси и за рубежом.

Цель позиции:
Обеспечение бесперебойной работы офиса, организация документооборота, координация командировок и визитов, взаимодействие с бухгалтерией. "Правая рука" директора и команды по всем административно-хозяйственным вопросам.

Ключевые обязанности:

1. Обеспечение жизнедеятельности офиса (хозяйственное обеспечение):

• Заказ и контроль своевременной поставки расходных материалов и товаров для офиса: канцелярские принадлежности, хозтовары, вода/питание, расходники для оргтехники, предметы интерьера и т.д.

• Поиск поставщиков, сравнение цен, закупка всего необходимого для комфортной работы сотрудников.

• Контроль исправности офисной техники, взаимодействие с IT-подрядчиками и обслуживающими организациями (клининг, ремонт).

• Организация мелкого ремонта и поддержание порядка в офисе.

2. Документооборот и делопроизводство:

• Входящая и исходящая корреспонденция: Прием, регистрация, сканирование, отправка почты (в т.ч. заказные письма, курьерские отправления).

• Учет и хранение первичной документации: Ведение учета входящих/исходящих счетов-фактур, накладных, актов и других документов в электронном и бумажном виде.

• Архивирование: Обеспечение систематизации, учета и сохранности документации в соответствии с требованиями делопроизводства.

• Взаимодействие с бухгалтерией: Сбор, проверка и передача первичных документов в бухгалтерию, контроль своевременности их предоставления.

• Подготовка и оформление внутренних приказов, распоряжений.

3. Организация поездок, командировок и визитов:

• Бронирование: Авиабилетов, ж/д билетов, гостиниц для сотрудников (в т.ч. трансферы).

• Оформление командировок: Подготовка служебных заданий, авансовых отчетов, оформление командировочных удостоверений (при необходимости) в соответствии с законодательством РБ.

• Визовая поддержка: Оформление приглашений для иностранных гостей, сбор документов для виз (при необходимости).

• Организация визитов и встреч: Встреча гостей, заказ переговорных комнат, организация кофе-брейков, обедов для делегаций и технических специалистов (монтажников, сервисных инженеров) во время их пребывания в офисе или на объектах.

• Координация логистики перемещения сотрудников и гостей.

4. Административная поддержка:

• Помощь в организации корпоративных мероприятий.

• Выполнение поручений руководителя по административным вопросам.

Требования к кандидату:

• Опыт работы в должности офис-менеджера, администратора или секретаря-делопроизводителя, помощника директора не менее 1-2 лет.

• Знание основ делопроизводства и документооборота, понимание порядка оформления командировок.

• Уверенный пользователь ПК: Word, Excel, Outlook/почтовые клиенты, Bitrix24, знание электронного документооборота.

• Умение работать с оргтехникой (МФУ, сканер), делать копии и сканы в хорошем качестве.

• Навыки закупок и работы с поставщиками (поиск, сравнение, заказ).

• Ответственность, пунктуальность, внимательность к деталям.

• Коммуникабельность и грамотная речь (работа с людьми, встречи гостей).

• Умение работать в режиме многозадачности и соблюдать сроки.

• Порядочность, опрятность, внешний вид, деловой стиль