Секретарь для Дипмиссии и Дипсервиса Республики Беларусь

Обязанности:

• Организация и ведение ежедневного письменного графика Посла (встречи, совещания, задачи), оперативное обновление при изменениях.
• Координация встреч со всеми внешними сторонами (официальные органы, посольства, политические, религиозные, экономические, медийные структуры) с подтверждением минимум за 24 часа.
• Подготовка кратких информационных справок (профайлов) по каждому гостю или учреждению до начала встречи (ФИО, должность, цель визита).
• Своевременное информирование службы безопасности о графике встреч для регулирования допуска гостей.
• Управление входящими/исходящими звонками (ответ в течение 3 гудков, фильтрация, перевод звонков) и ведение журнала звонков.
• Прием, сортировка по важности и обработка входящей/исходящей корреспонденции (электронная и бумажная почта).
• Составление официальной деловой переписки, писем с соболезнованиями и поздравлениями согласно дипломатическому протоколу и шаблонам.
• Ведение дел по подготовке к Национальному дню (списки гостей, рассылка приглашений, координация ответов).
• Взаимодействие с курьерскими службами по вопросам дипломатической почты.
• Выполнение функций сотрудника по связям со СМИ на период его отсутствия.
• Обеспечение бесперебойной повседневной работы офиса Посла при полном соблюдении конфиденциальности.

• Высшее образование (бакалавриат в области делового администрирования, менеджмента, коммерции или смежных направлений).
• Релевантный опыт работы от 6 до 8 лет (желательно в дипломатических миссиях, международных организациях или крупных корпорациях).
• Свободное владение английским языком (обязательно). Владение арабским языком будет являться весомым преимуществом.
• Отличное знание делового этикета, телефонного этикета, правил официального гостеприимства и основ протокола.
• Уверенное владение ПК и пакетом MS Office (Word, Excel, PowerPoint) на уровне продвинутого пользователя.
• Наличие сертификата по деловым коммуникациям будет плюсом.
• Высокий уровень ответственности, безупречное соблюдение конфиденциальности, внимание к деталям, точность и пунктуальность.
• Отличные коммуникативные навыки, способность работать в режиме многозадачности и стрессоустойчивость.

• Работа в стабильной международной структуре (Посольство).
• Официальный график работы в соответствии с регламентом Посольства.
• Четкие и прозрачные критерии оценки эффективности (KPI) на основе точности расписания, скорости обработки документов и удовлетворенности руководства.
• Возможности для непрерывного профессионального развития навыков и знаний.