Офис-менеджер

Компания ООО «ИСИС» ищет офис-менеджера - ключевого сотрудника, который будет создавать благоприятные условия для эффективной работы всей команды

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

Основная цель должности:
Обеспечение бесперебойной работы офиса, поддержание порядка, контроль хозяйственных процессов, организация административной деятельности компании.

1. Административное обеспечение офиса

• Организация ежедневной работы офиса.
• Контроль соблюдения порядка в офисных помещениях.
• Контроль исправности офисного оборудования.
• Организация ремонта и обслуживания техники.
• Прием и распределение входящих звонков.
• Прием посетителей и гостей компании.
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией.
• Организация курьерской доставки.
• Ведение календаря офисной жизни с учетом встреч, уборок и других организационных мероприятий.\

1. Хозяйственное обеспечение

• Контроль чистоты и порядка во всех помещениях компании.
• Организация уборки офиса.
• Контроль работы уборочного персонала.
• Контроль наличия хозяйственных товаров и расходных материалов.
• Закупка канцелярии, бытовой химии, воды, кофе, чая и других необходимых товаров.
• Ведение учета остатков и своевременное пополнение запасов.
• Контроль рационального использования имущества компании.
• Организация мелкого ремонта мебели и оборудования.
• Контроль состояния мебели, освещения, сантехники, кондиционеров и прочего имущества.
• Поиск и взаимодействие с подрядчиками по хозяйственным вопросам.

1. Работа с поставщиками и подрядчиками

• Поиск поставщиков товаров и услуг.
• Получение и сравнение коммерческих предложений.
• Ведение переговоров по стоимости и условиям сотрудничества.
• Контроль исполнения обязательств поставщиками.
• Проверка качества поставляемых товаров и услуг.
• Контроль сроков поставок.
• Подготовка документов для оплаты счетов.

1. Документооборот

• Ведение административной документации.
• Регистрация входящих и исходящих документов.
• Систематизация и архивирование документов.
• Контроль своевременного подписания документов.
• Организация работы сотрудников

1. Рабочий процесс

• Обеспечение сотрудников всем необходимым для работы.
• Организация рабочих мест новых сотрудников.
• Контроль соблюдения внутренних правил офиса.
• Помощь сотрудникам в решении административных вопросов.
• Координация взаимодействия между подразделениями по организационным вопросам.

1. Контроль и отчетность

• Ведение бюджета административно-хозяйственных расходов.
• Контроль затрат на содержание офиса.
• Подготовка отчетов по закупкам и расходам.
• Предоставление руководству информации о состоянии офиса и выявленных проблемах.
• Контроль выполнения поставленных задач в рамках своей зоны ответственности.

1. Организация мероприятий

• Подготовка переговоров, встреч и совещаний.
• Организация корпоративных мероприятий.
• Организация командировок сотрудников (при необходимости).
• Бронирование билетов, гостиниц, транспорта.

1. Ответственность

Офис-менеджер несет ответственность за:

• Порядок и чистоту в офисе.
• Своевременное обеспечение сотрудников необходимыми ресурсами.
• Сохранность имущества компании.
• Рациональное расходование денежных средств.
• Своевременное выполнение поручений руководства.
• Соблюдение конфиденциальности информации.
• Корректное ведение документации.

Требования к личным качествам:

• Высокая организованность.
• Хозяйственность и внимание к деталям.
• Исполнительность.
• Порядочность и честность.
• Ответственность за результат.
• Самостоятельность в принятии решений в рамках полномочий.
• Аккуратность.
• Умение доводить задачи до конца.
• Стрессоустойчивость.
• Навыки планирования и контроля.
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Инициативность.
• Бережное отношение к имуществу компании.

Ключевой показатель эффективности (KPI):

• В офисе всегда чисто и организованно.
• Отсутствуют перебои с расходными материалами.
• Все административные вопросы решаются своевременно.
• Сотрудники обеспечены всем необходимым для работы.
• Отсутствуют просроченные хозяйственные задачи.
• Расходы находятся под контролем и соответствуют бюджету.

3. Условия работы:

- График 5/2 с 9.00 до 18.00

- Официальное трудоустройство

- Возможность карьерного роста