Администратор отдела продаж

ОБЯЗАННОСТИ И ТРЕБОВАНИЯ:

Документооборот и сопровождение сделок

• Оформление документов. Выписка счетов, подготовка типовых договоров, спецификаций, актов и коммерческих предложений.
• Контроль оплат и отгрузок. Проверка поступления денег от клиентов и координация сроков доставки с логистами или складом.
• Работа с тендерами. Сбор справок, заполнение заявок и подготовка пакета документов для участия в закупках.
• Архивация. Сбор оригиналов документов от клиентов, их сканирование и систематизация в архиве.

Работа в CRM и аналитика

• Ведение базы данных. Внесение новых контрагентов, актуализация реквизитов и контактных данных.
• Распределение лидов. Фиксация входящих заявок с сайта или почты и их оперативное распределение между менеджерами.
• Подготовка отчетов. Сбор промежуточной статистики по продажам, звонкам и выполнению планов для руководителя отдела.
• Контроль дебиторской задолженности. Мониторинг просроченных платежей и напоминание менеджерам о необходимости связаться с должниками.

Первичные коммуникации и клиентский сервис

• Первая линия. Обработка входящих звонков, писем и чатов в мессенджерах.
• Маршрутизация клиентов. Квалификация запроса и перенаправление потенциального покупателя на целевого менеджера.
• Встреча гостей. Прием клиентов в офисе, координация записи на встречи, предложение чая или кофе.
• Организационная поддержка. Помощь в подготовке презентаций, клиентских семинаров и выставок.

Жизнеобеспечение и администрирование отдела

• Обеспечение бэк-офиса. Заказ канцелярии, воды, кофе и расходных материалов для бесперебойной работы сотрудников.
• Помощь руководителю. Выполнение мелких поручений РОПа, организация планерок, ведение протоколов совещаний.
• Адаптация новичков. Помощь новым менеджерам в оформлении доступов к корпоративным программам и CRM-системе.