Помощник менеджера по продажам и проектам

Обязанности:

• Документооборот по проектам

• Сбор и контроль оригиналов: договоры, спецификации, акты, накладные, CMR, инвойсы, сертификаты.

• Подписание документов, отправка почтой и курьером, контроль возврата подписанных экземпляров.

• Ведение электронных папок сделок по единому шаблону: чтобы любой документ находился за минуту.

• Подготовка писем на фирменном бланке по шаблонам.

• Мелкие закупки и снабжение

• Подбор и сравнение расходников и комплектующих: этикетки, риббоны, запчасти для сервиса, офисные покупки.

• Запрос счетов, передача в оплату, отслеживание доставки.

• Хранение счетов и закрывающих документов в нужных папках.

• Контроль данных и таблиц

• Актуализация реестра проектов: этапы, даты оплат, статусы.

• Сверка таблиц с фактом: пришла ли оплата, отгружен ли товар, получены ли документы.

• Обязательно

• Педантичность и аккуратность с документами: для нас это важнее опыта.

• Умение доводить дело до конца: напомнить, переспросить, дожать ответ.

• Уверенная работа с Excel и Google Таблицами: фильтры, проверка данных, простые формулы.

• Грамотный русский язык в деловой переписке.

• Английский на уровне деловой переписки (письма поставщикам, чтение спецификаций).

• Будет плюсом

• Опыт помощника, офис-менеджера или специалиста по закупкам в торговой или ВЭД-компании.

• Понимание документов ВЭД: инвойс, упаковочный лист, CMR, декларация соответствия.

• Опыт работы с CRM (Битрикс24) и 1С.

• Интерес к технике и производству.