Офис-менеджер

Ищем офис-менеджера в нашу команду.

Чем Вы будете заниматься:

• обеспечение жизнедеятельности офиса (организация бесперебойной работы офиса, закупка расходных материалов, техники и мебели; поиск поставщиков, сравнение коммерческих предложений, согласование закупок и контроль поставок; взаимодействие с арендодателем, обслуживающими организациями, IT-поддержкой и курьерскими службами; организация обслуживания и ремонта офисного оборудования при необходимости)

• подготовка рабочих мест и учёт имущества (организация подготовки рабочих мест для новых сотрудников: закупка необходимого оборудования и мебели, координация установки и настройки с IT-специалистами; ведение реестра имущества, присвоение инвентарных номеров и проведение инвентаризации; оформление актов выдачи, передачи и возврата имущества при приёме, перемещении и увольнении сотрудников; организация приобретения и продления программных лицензий)
• финансово-административное сопровождение (получение и проверка счетов, подготовка и проведение согласованных платежей по РБ и РФ в пределах предоставленных полномочий; контроль сроков регулярных платежей, ведение реестра расходов и оплат; сбор и проверка комплектности первичных документов, их сканирование и систематизация в электронном архиве; своевременная передача документов в бухгалтерию, доставка оригиналов и предоставление информации по запросам бухгалтерии)
• документооборот и поддержка отдела продаж (подготовка и выставление счетов и актов для клиентов на основании согласованных условий; внесение документов и актуализация информации о клиентах в Bitrix24; административная поддержка отдела продаж; обработка служебной электронной почты, ведение деловой переписки, организация почтовых и курьерских отправлений)
• отчётность и работа с данными (сбор, проверка полноты и сведение отчётов сотрудников по рабочему времени и проектам; подготовка сводных таблиц и регулярной внутренней отчётности; обработка и анализ данных, подготовка информационных материалов по поручению руководителя)
• организационная поддержка сотрудников и руководства (помощь HR в организации корпоративных мероприятий и других внутренних активностей; выполнение организационных поручений руководства в рамках должности и контроль их завершения)
• клининг офиса (оплачивается дополнительно; небольшой объём работ в удобное для Вас время)

Что мы ожидаем от кандидата:

Обязательно:

• высшее образование
• опыт в администрировании, секретарском деле, а также в качестве бизнес-ассистента/ персонального ассистента
• знание и владение: Microsoft 365, ChatGPT, CRM (желательно "Bitrix24"), либо любая другая CRM
• владение любым иностранным языком на уровне от А2 и выше будет считаться преимуществом
  
  Что мы предлагаем:

• работа в международной инженерной компании

• конкурентная заработная плата и прозрачная бонусная система
• работа в команде с сильной инженерной экспертизой и европейским подходом
• возможности профессионального роста
• гибкий формат работы и современная корпоративная культура
• роль с высоким уровнем ответственности