Специалист по документарному сопровождению (экспедиционная деятельность)

Обязанности:

• 1. Отслеживание сделок и контроль документооборота

• Мониторинг статуса сделок в учетной системе компании (ERP, CRM или 1С) для своевременного инициирования сбора документов после завершения перевозки.
• Контроль возврата оригиналов документов от привлеченных перевозчиков и подрядчиков.
• Ведение реестра входящей и исходящей документации, фиксация статуса наличия оригиналов по каждой сделке.

• 2. Сбор и проверка документов

• Сбор полного пакета документов по перевозке, включая:
  • Оригиналы договоров и приложений к ним.
  • Транспортные заявки/заказы.
  • Акты выполненных работ (УПД).
  • Транспортные накладные (ТН, Товарно-транспортные накладные, СMR, авиа- и ж/д накладные).
  • Иные документы, относящиеся к перевозке и требуемые клиентом (сертификаты, пропуска, доверенности).
• Проверка правильности оформления документов (наличие и корректность подписей, печатей, правильность указания реквизитов, сумм и дат).
• Взаимодействие с менеджерами по логистике и бухгалтерией для оперативного исправления ошибок в документах.

• 3. Подготовка и отправка документов клиентам

• Формирование клиентских пакетов документов в строгом соответствии с требованиями конкретного договора.
• Подготовка документов к отправке: сортировка, архивирование (создание скан-копий для электронного архива компании).
• Организация почтовой отправки:
  • Оформление писем для отправки Почтой России или курьерскими службами (СДЭК, Деловые Линии и др.).
  • Составление описей вложения.
  • Контроль отправки и отслеживание трек-номеров писем.
• Информирование клиентов (или ответственных менеджеров) об отправке документов и предоставление трек-номеров.

• Понимание основ документооборота в логистике или общей бухгалтерии (что такое ТН, CMR, Акт, Счет-фактура, УПД).

• Ежемесячный фиксированный оклад
• Социальный пакет;
• Работа в новом комфортном офисе, недалеко от ст. м. Кунцевщина, оборудованном всем необходимым для качественного решения стоящих задач.
• Возможность профессионального и карьерного роста
• Отзывчивое руководство, обратная связь и помощь в адаптации и достижении результата.